Wenn man nun einen ersten Schritt tun will, was bietet sich an? Wie soll man vorgehen?

Nun, ich stelle hier einfach mal ein paar Fragen:

Wer sind Ihre Kunden?

Kennen Ihre Kunden Ihre Produkte, bzw. Dienstleistungen?

Kennen Sie selbst oder ihre Mitarbeiter ihre Produkte und Dienstleistungen?

Die Fragen werden in aller Regel nicht klar und eindeutig beantwortet. Der Schritt, der in einem Beratungsmandant nun folgt ist einfach.

Wie erstellen einen Service-Katalog. Wir listen einfach all das auf, was wir an Dienstleistungen für die Organisation erbringen.

In weiteren Schritten kann dann überprüft werden ob z.B. zu viel oder zu wenig angeboten wird. Es wird nachdem der Servicekatalog beschrieben und dokumentiert ist, erstmals möglich sein über Service-Levels zu diskutieren. Dann sprechen wir erstmals über Leistung und nicht nur über Kosten.

Jeder Punkt auf dem Katalog bekommt einen Namen, eine längere Leistungsbeschreibung aus Sicht der Konsumenten und eine interne technische Beschreibung.

Diese Dokumentation entsteht nicht von selbst, das ist Arbeit. Aber nötige Arbeit, die von den einzelnen Teams sicher gerne erbracht wird, denn schließlich können Sie hier ihre Leistung präsentieren. Aber es wird eine gewisse Zeit dauern bis diese Dokumentation soweit steht, dass weiter damit gearbeitet werden kann.

Services können reine Infrastruktur-Dienstleistungen sein, wie Betrieb eines NAS, SAN oder sonstigen Speichersystems, Betrieb von Netzen, AD-Server, Print-Services, etc. Es können auch z.B. Der Betrieb einer Warenwirtschaft oder eines ERP-Systems sein. Das Bereitstellen von EDI-Diensten oder Mail-Servern.

Bringt man nun die Services in eine Reihenfolge oder Hierarchie, werden zum einen Abhängigkeiten und auch Kosten transparent. Es kann nach Speicher-Verbrauch, nach Anzahl Mails oder sonstigen messbaren Größen abgerechnet werden.

Am Ende kann jeder Service sehr genau bepreist werden. Das zugehörige Personal und die Lizenzen, sowie die Investitionen bzw. die daraus resultierende AfA und Wartungsgebühren sind zugeordnet und ableitbar.

Was hier entsteht, ist ein IT-interner BAB. Dieser stellt die Basis für die IT-interne Leistungsverrechnung dar. Wenn IT-Services für die Organisation wichtig sind, dann kann auch hier eine bedarfs- oder verbrauchsorientierte Abrechnung von Umlagen erfolgen. Nur, dass jetzt nicht mehr sehr verallgemeinert mit „Kosten der Zenrale“ oder einem ähnlichen Titel gearbeitet wird.

Dieser Prozess dauert in der Regel ein Jahr, bis er komplett abgeschlossen ist. Danach treten aber in der Regel sofort Einsparungseffekte auf. Denn jeder Verantwortliche kann nun seine Kostentreiber identifizieren und ggf. Verträge neu verhandeln oder einfach besser einkaufen.

Wenn die Service-Preise nun bekannt, teilweise bereits optimiert und verbessert wurden, können auch Diskussionen um „Make-or-Buy“, bzw. Outsourcing, Housing, etc. auf einem ganz anderen Niveau geführt werden. Wenn ein Service nicht wichtig aber dennoch teuer ist, warum soll ich ihn dann nicht von Extern beziehen. Ich halte mir, bzw. meinem Team den Rücken frei für die Themen, die dem Unternehmen wichtig sind.

Ich habe diesen Prozess nun schon mehrfach begleitet und unterstützt. Gerne helfe ich Ihnen auch in Ihrem besonderen Fall ….